Einladung-Weihnachtsfeier

„Alle Jahre wieder“ … Was schon so nach langweiliger Routine klingt, entfacht mit Sicherheit nicht die große Vorfreude auf das „gesellige Beisammensein zum Jahresausklang“. Deshalb empfiehlt es sich, beim Thema Einladung Weihnachtsfeier einen Bogen um stark bemühte Floskeln zu machen, vor allem, wenn sie an sich schon so wenig Strahlkraft besitzen wie der oben zitierte Liedanfang.

Denn in der Vorweihnachtszeit drängen sich die Termine – beruflich wie privat. Wer dann ohnehin unter Druck ist, versucht, Unliebsames oder nicht unbedingt Nötiges zu vermeiden. Das Ziel ist aber natürlich, dass möglichst viele der Mitarbeiter, eingeladenen Geschäftsfreunde oder Kunden zu Ihrer Weihnachtsfeier erscheinen. Dazu kann die Einladung eine Menge beitragen.

Inhaltsverzeichnis

Einladung Weihnachtsfeier: der richtige Zeitpunkt

Die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt ist nicht so leicht zu beantworten: Lädt man zu knapp vor dem Fest ein, haben viele der Eingeladenen unter Umständen wegen dichter Terminkalender in der Adventszeit schon eine andere Verpflichtung an diesem Tag. Erfolgt die Einladung sehr frühzeitig, ist das mit der Vorfreude so eine Sache. Im Frühherbst beispielsweise ist noch niemand in vorweihnachtlicher Stimmung, so dass der Oh-ja-da-will-ich-hin-Effekt wohl noch etwas verhalten ausfallen dürfte.

Was also tun? Die Lösung verbirgt sich unter dem schon lange eingebürgerten „Save the Date“, das man nicht unbedingt so nennen muss. Es gibt auch noch sowas wie „Ankündigung“ und „Vorwarnung“, aber das Prinzip ist klar: Per E-Mail das Datum zum Vormerken schicken und später die offizielle Einladung mit allem Drum und Dran.

Einladung Weihnachtsfeier - Save the Date
Die Vorankündigung kann gestaltet werden, aber auch ganz schlicht daherkommen.

Der Plan kann so aussehen:

  • Für Mitarbeiter von mittleren und größeren Unternehmen ist es ratsam, eine Save-the-Date-Mail etwa zehn Wochen vor der Feier zu verschicken. Da in vielen Firmen ohnehin ein bestimmter Tag festgelegt wird (vorletzter Freitag vor Heiligabend oder Ähnliches), kann dies auch unter dem Betreff „Nicht vergessen!“ laufen. Ist die Wegbleibe-Rate hoch, sollte hier schon durch eine Andeutung Neugier geweckt werden. Die eigentliche Einladung kann dann zwei Wochen vorher erfolgen, eventuell auch nur eine Woche.

Die Save-the-Date-Mail sollte etwa zehn Wochen vor der Feier versandt werden

  • Werden externe Gäste geladen, muss das Procedere an diese angepasst werden. Bei besonders beanspruchten Führungskräften ist ein Save the Date mit ebenfalls circa zehn Wochen Vorlaufzeit sinnvoll, die Einladung selbst drei bis zwei Wochen vor der Feier. Mit extrem wichtigen Gästen empfiehlt es sich, den Termin im Vorfeld abzustimmen.
  • Beschränkt sich die Feier auf Mitarbeiter oder Kollegen eines kleinen Unternehmens oder einer überschaubaren Abteilung, erübrigt sich ein Save the Date meistens, da der Termin gemeinsam festgelegt wird. Ist dies nicht der Fall, hängt der passende Zeitpunkt stark von der Unternehmenskultur ab. Beim Start-up mit überwiegend jungen Leuten genügt eventuell eine Vorankündigung fünf Wochen vor der Feier, bei einer Abteilung mit Außendienstlern muss langfristiger geplant werden. Für die Einladung selbst spielt die geplante Art der Feier eine Rolle. Wird ein Caterer engagiert, muss man rechtzeitig die feste Personenzahl angeben können. Trifft sich das Team lediglich zu einer weihnachtlichen Kneipenrunde, bleibt bis zum Schluss alles variabel.

Einladung Weihnachtsfeier: das muss rein!

Ganz egal, ob flapsige Postkarte oder stilvoller Brief: Es gibt ein paar Dinge, die unbedingt in eine Einladung zur Weihnachtsfeier gehören – schon aus Gründen der Planungssicherheit:

  • Genauer Zeitpunkt: Am besten nennt man neben dem exakten Datum auch den Wochentag, also beispielsweise: am Freitag, den 15. Dezember 20XX. Nahe daran platziert sollte die Uhrzeit stehen, und zwar der Beginn der Veranstaltung und falls erforderlich auch die Zeit für den frühesten Einlass.
  • Dauer: Jeder Mitarbeiter oder anderer Gast will wissen, wie lange die Feier dauert. Gibt es aus irgendwelchen Gründen ein vorgeschriebenes Ende, sollte dies genannt werden. Wer nur den sogenannten Pflichtteil absolvieren will, sollte abschätzen können, wann der Abend in die Kür übergeht. Dazu eignen sich Formulierungen wie „ab 22 Uhr beginnt der gemütliche Teil“ oder „nach dem Dessert darf getanzt werden“.
  • Veranstaltungsort: Selbst wenn es sich um eine stadtbekannte Kneipe handelt, sollte die genaue Adresse genannt sein. Auswärtige Gäste benötigen vielleicht sogar einen Lageplan. Hilfreiche Tipps zum öffentlichen Nahverkehr oder zu Parkmöglichkeiten in der Nähe der Location kommen bei allen gut an.
  • Wer darf kommen?: Die meisten betrieblichen Weihnachtsfeiern sind nur für die Mitarbeiter bestimmt, manchmal dürfen jedoch auch Partner oder weitere Personen mitkommen. Um keine Missverständnisse aufkommen zu lassen, sollte klargestellt werden, wer genau eingeladen ist. Am elegantesten funktioniert das mit der Antwortfunktion: „Ja, ich komme mit xx Personen“, legt nahe, dass noch jemand mitgebracht werden darf, ein simples „Ja, ich komme“ signalisiert, dass die Einladung nur für den Adressaten bestimmt ist. Es gibt aber auch andere Möglichkeiten wie „die Weihnachtsfeier für unsere Mitarbeiter“ oder „wir freuen uns auf Sie und Ihren Partner/Ihre Partnerin“.
  • Dresscode: Manchmal ist aus der Wahl der Location schon ersichtlich, welche Kleidung passend ist. Ist dies nicht ersichtlich oder tatsächlich ein Dresscode erforderlich, sollte dies in der Einladung stehen. Das kann lapidar am Ende als eine Art P.S. stehen oder in den Fließtext eingebaut werden.
  • Rückmeldung fordern: Für die Planung müssen Sie natürlich wissen, wie viele Personen tatsächlich vor Ort sein werden. Geben Sie an, bis zu welchem Tag die Eingeladenen zu- oder absagen müssen. Hier lässt man am besten zwei Tage Luft bis zur wirklichen Deadline, um Nachzügler auffangen zu können. Eine Antwortfunktion oder -karte erleichtert die Abwicklung.
  • Besonderheiten erwähnen: Gibt es einen Shuttle zum Veranstaltungsort oder kann im Vorfeld ein vegetarisches Menü bestellt werden? Diese Informationen sollten ebenfalls in der Einladung stehen.

E-Mail oder gedruckte Einladung?

Ein Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern wird wahrscheinlich schon allein aus Kostengründen die Einladung gerne per E-Mail verschicken. Wer seinen Angestellten allerdings eine besondere Wertschätzung entgegenbringen möchte oder im kleineren Kreis feiert, sollte gedruckte Einladungen verwenden. Diese können für die Mitarbeiter intern verteilt werden.

Externe Gäste sollten immer eine gedruckte Karte oder einen Brief erhalten. Die Einladung schickt man per Post ins Unternehmen des Eingeladenen oder zu ihm nach Hause.

Pflichtveranstaltung Weihnachtsfeier?

Niemand muss gegen seinen Willen an einer betrieblichen Weihnachtsfeier teilnehmen, sagt das Arbeitsrecht. Um die Mitarbeiter oder Kollegen, die sich gerne vor derlei Festivitäten drücken, trotzdem auf die Feier zu bekommen, kann man sich eines Tricks bedienen: Gestalten Sie Ihre Einladung so, dass eine Teilnahme der Normalfall ist. Wer nicht „kann“, muss sich explizit abmelden.

Verschiedene Formulierungen können den Appell an die „moralische Verpflichtung“ unterstützen: „mit euch allen feiern“, „Zusammenhalt stärken“, „alle gemeinsam das Jahr ausklingen lassen“ etc.

Einladung Weihnachtsfeier: Gestaltung

Der erste Eindruck zählt. Wirkt eine Einladung originell oder erlesen, verspürt der Adressat viel stärker den Wunsch, an der Weihnachtsfeier teilzunehmen als wenn im schnöden Geschäftsbriefumschlag ein uninspiriertes Schreiben auf dem herkömmlichen Firmenpapier steckt. Da stellt sich eher das eingangs beschriebene Alle-Jahre-wieder-Gefühl ein. Genau das kann man aber mit einigen wenigen Mitteln verhindern.

  • Papier: Auf gar keinen Fall sollte man das übliche Briefpapier mit fettem Logo und Bankverbindungen verwenden. Infrage kommt allenfalls ein Repräsentationsbogen, doch schöner ist natürlich ein edleres Papier, das dezent gebrandet wird.
  • Karte: Wertiger als ein Brief präsentiert sich eine Karte, vor allem eine Doppelkarte. Wer es besonders exklusiv mag, kann für seine Einladungen verschiedene Veredelungen wie beispielsweise einem Leinenkarton oder einem gehämmerten Karton wählen. Die Karte sollte jedoch auf jeden Fall dem Stil des Unternehmens und der Feier entsprechen.
  • Kuvert: Der Umschlag sollte vom verwendeten Material her zum Brief oder zur Karte passen, hat im Idealfall dieselbe Farbe.
  • Ausgefallenes: Ein ungewöhnliches Format sticht aus dem Poststapel hervor. Wie wäre es zum Beispiel mit einer überlangen Postkarte, die gleichzeitig als Eintrittskarte für die Feier fungiert? Wer selbst kreativ sein möchte, kann auch Karten in Form eines Geschenkkartons oder einer Christbaumkugel entwerfen.
  • Farbe: Dunkelrot und Dunkelgrün sind die traditionellen Weihnachtsfarben und wirken zudem nobel. Eine Karte in einer dieser beiden Farben oder einer Kombination aus beiden sieht immer schick aus. Weiß für die Assoziation mit Schnee macht sich durch seine Frische auch sehr gut und ist der ideale Partner für winterliche Motive. Infrage kommt natürlich auch die Unternehmensfarbe, wenn sie sich stimmig einbauen lässt.
  • Motiv: Tannenzweige, Christbaum, Rentierschlitten, Engel, Schneeflocken, Stechpalmenzweige oder Glocken: Es gibt eine Reihe von Weihnachtsmotiven, die zum Einsatz kommen können. Manches davon ist kitschig, manches aber auch zeitlos schön. Passt alles, so lange es zur gewählten Farbe passt. Vorsicht ist nur bei einigen „witzigen“ Motiven geboten. Nicht jeder hat den gleichen Humor und der eine oder andere Gast kann sich sogar gekränkt fühlen.
  • Handschriftliches: Bei Hunderten von geladenen Gästen kann natürlich nicht jede Karte von Hand geschrieben sein. Steigt die Feier in kleinerem Kreis, ist eine handschriftliche Einladung durchaus üblich, aber nicht zwingend. Wichtig ist jedoch eine echte Unterschrift.
  • Versand: Werden die Einladungen per Post verschickt, sollten diese nicht durch die Frankiermaschine gejagt, sondern mit einer Sonderbriefmarke freigemacht werden. Die Adresse kann handgeschrieben oder ausgedruckt auf einem Adressaufkleber stehen.
  • Geschenk: Ein kleines Präsent unterstreicht die Wertigkeit jeder Einladung. Das kann ein praktischer Taschenwärmer für die kalte Jahreszeit sein oder – vor allem bei einer großen Anzahl von Einladungen und wenn diese per Post verschickt werden: flache Christbaumanhänger.

Textvorlagen für die Weihnachtsfeier-Einladung

Textvorlagen auch kostenlos zum Download verfügbar
Im PDF-Dokument finden Sie alle unsere Textvorschläge bequem zum Herunterladen. Praktisch auch zum Aufbewahren für Weihnachstfeier-Einladungen in den kommenden Jahren.

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Wir haben uns Vorankündigungen und Einladungsschreiben für verschiedene Arten von Feiern und Zielgruppen einfallen lassen. Davon können Sie einzelne Versatzstücke nach Lust und Laune kombinieren oder in eigene Texte einfügen. Oder auch eine komplette Vorlage übernehmen – wenn es passen sollte.

Save the Date

1Save the Date 1

Liebe Mitarbeiter/innen,

wer denkt denn jetzt schon an Weihnachten? So gut wie keiner – außer uns. Wir haben uns nämlich schon Gedanken zu unserer großen Feier gemacht und diesmal eine ganz außergewöhnliche Location gebucht. Die wird noch nicht verraten, aber natürlich das Datum: 18. Dezember 20xx. Bitte dick im Kalender eintragen!

Ihr/Ihre (Vorstand, Unternehmen)

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Sehr geehrte Frau XX,

in der Adventszeit herrscht bei uns allen statt Besinnlichkeit jede Menge Hektik. In diesem Trubel möchten wir Ihnen eine kleine Ruhe-Oase bieten: auf unserer Weihnachtsfeier im Resort Lavinia. Damit sie nicht dem vorweihnachtlichen Termindruck zum Opfer fällt, schicken wir Ihnen schon heute den Termin: 12. Dezember 20xx. Die offizielle Einladung erhalten Sie in der letzten Novemberwoche.

Ihr/Ihre (Vorstand, Unternehmen)

3Save the Date 3

Lieber Herr XX,

es ist noch ein bisschen hin, aber den Termin gibt es heute trotzdem schon: Am 8. Dezember 20XX um 19 Uhr steigt unsere große Weihnachtsfeier. Bitte blocken Sie den Termin!

Ihr/Ihre (Vorstand, Unternehmen)

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Liebe XX,

wir haben doch erst Ende September … Ja, wissen wir! Aber weil es uns so wichtig ist, dass du mit uns Weihnachten feierst, verraten wir dir heute schon den Termin. Am 14. Dezember 20xx um 18 Uhr geht es los. Bitte reserviere dir diesen Abend für uns. Eine Einladung mit den Details bekommst du per Post.

Deine XX

 

Einladungstexte für Mitarbeiter und Kollegen

1Mitarbeiter und Kollegen 1

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

wir wollen feiern! Und zwar mit Ihnen allen am 12. Dezember in der Boxberg-Arena, wo Sie nach dem Sektempfang ein mediterranes Gourmet-Buffet erwartet. Anschließend darf sich jeder, der will, im Karaoke oder im Bullriding versuchen. Wer es ruhiger mag, kann sich sich in eine der gemütlichen Lounges zurückziehen und einen Drink von der Cocktailbar genießen. Um 23 Uhr gibt es eine große Überraschung im Foyer.

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Ihr/Ihre (Vorstand, Unternehmen)

2Mitarbeiter und Kollegen 2

Liebe Frau XX,

nach den turbulenten vergangenen Wochen haben wir uns alle eine große Verschnaufpause verdient. Weil die Ergebnisse der XX-Tour unsere Vorstellungen noch bei weitem übertroffen haben, laden wir Sie dieses Jahr zu einer exquisiten Weihnachtsfeier ein.

Ein Shuttle vor dem Haupteingang wird Sie zu unserer Location bringen, die noch ein Geheimnis bleiben soll. Nur soviel sei schon verraten: Sie werden köstlich speisen und einen unvergesslichen Abend erleben!

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Ihr/Ihre (Vorstand, Unternehmen)

3Mitarbeiter und Kollegen 3

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

es ist fast geschafft! Das Geschäftsjahr geht dem Ende entgegen und ist dank Ihnen allen ein voller Erfolg geworden. Vielen Dank!

Lassen Sie uns dies gemeinsam feiern! Und zwar am 13. Dezember, ab 18 Uhr im Grauen Hasen in der Fontanestraße 32. Axel Moller und sein Team werden für uns ein weihnachtliches Festmenü zaubern. Anschließend geht es zur großen Party in die Bella-Bar.

Dresscode gibt es keinen, aber es wurden in der Bella schon Damen im festlichen Kleid und Herren in Anzügen gesehen …

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Ihr/Ihre (Vorstand, Unternehmen)

4Mitarbeiter und Kollegen 4

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

süßer die Kassen nie klingeln als in der Vorweihnachtszeit … das wissen wir alle. Trotzdem nehmen wir uns die Zeit für eine Jahresendparty, die uns den Dezember-Stress für eine Weile vergessen lässt.

Feiert mit uns Weihnachten im Kelster! Nach einem leckeren Buffet darf sich jeder im Knecht-Rupprecht-Sackhüpfen und Christbaumkugel-Weitschießen beweisen. Die Sieger erhalten selbstverständlich einen Preis.

Kommt bitte möglichst alle. Wir zählen auf euch!

Leo und Ulli vom Marketing

5Mitarbeiter und Kollegen 5

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

und wir feiern doch Weihnachten! Lange sah es so aus, als müsste unser traditionelles Fest dieses Jahr komplett ausfallen. Dank Ihres außerordentlichen Einsatzes und Ihrer großen Opferbereitschaft ist die Hoffmann GmbH aber wieder auf einem guten Weg.

Als herzliches Dankeschön laden wir Sie zum weihnachtlichen Abendessen im Kollegenkreis am 14. Dezember, um 19 Uhr in den Goldenen Hirschen. Der Rahmen ist aus den bekannten Gründen etwas kleiner, aber eine dicke Überraschung wartet trotzdem auf Sie!

Bitte bis spätestens 5. Dezember in die Liste im Sekretariat eintragen!

Ihr/Ihre (Vorstand, Unternehmen)

6Mitarbeiter und Kollegen 6

Hallo weltbestes Team!

Ihr wart dieses Jahr unglaublich! Deswegen haben wir für euch und eure bessere Hälfte eine Mega-Weihnachtsfeier vorbereitet: am 22. Dezember ab 20 Uhr im Strandhaus.

Was muss ich anziehen?: irgendwas (wir nehmen dich, wie du bist)
Muss ich was mitbringen?: ein Teil, das du schon lange loswerden wolltest (fürs Schrottwichteln)
Wie lange feiern wir?: Das sehen wir dann …
Darf ich auch absagen?: Definitiv nein.

Ich freue mich auf euch!

Euer xx

 

 

Einladungstexte für Geschäftspartner und Kunden

1Geschäftspartner und Kunden 1

Sehr geehrter Herr XX,

Bogenschießen auf der Weihnachtsfeier – wo gibt es denn sowas? Bei uns! Weil Bogenschießen den Teamgeist stärkt und wunderbar den Stress ausblendet, ist es unserer Meinung nach genau das Richtige für ein Fest in der Adventszeit.

Wir freuen uns, wenn Sie auch dabei sind: am 12. Dezember ab 18 Uhr im Trainingszentrum Hohenstein. Anschließend gibt es für alle fleißigen Bogenschützen ein fürstliches Mahl im Hubertuskeller (Details unten).

Bitte schicken Sie die Antwortkarte bis spätestens 4. Dezember zurück.

Ihr/Ihre (Vorstand, Unternehmen)

2Geschäftspartner und Kunden 2

Sehr geehrte Frau XX,

wir blicken auf ein erfolgreiches Jahr zurück, das wir zu einem großen Teil auch Ihnen zu verdanken haben. Das möchten wir mit Ihnen und Ihrem Partner stilvoll feiern: am 12. Dezember 20xx, um 19.00 Uhr mit einem Galadiner im Residenzhotel Turania.

Bitte teilen Sie uns bis 5. Dezember mit, ob wir Sie zu unserer Weihnachtsfeier begrüßen dürfen.

Ort: Residenzhotel Turania, Schlossallee 10, XXXX
Datum: 12. Dezember 20xx
Beginn: 19.00 Uhr (Einlass: 18.00 Uhr)
Dresscode: Black Tie

….

Ihr/Ihre (Vorstand, Unternehmen)

3Geschäftspartner und Kunden 3

Liebe Frau XX,

oh nein, nicht noch eine Weihnachtsfeier … Doch, aber eine, die Sie nicht versäumen sollten: Lassen Sie sich bei Kerzenlicht von feuriger Flamenco-Musik und köstlichen Tapas verzaubern!

Dazu laden wir Sie herzlich ein

am 14. Dezember 20xx, um 19 Uhr

im Tapaciosa, Grünewohlstraße 26 (Anfahrtsskizze anbei).

….

Ihr/Ihre (Vorstand, Unternehmen)

4Geschäftspartner und Kunden 4

Lieber XX,

diesmal musst du einfach dabei sein: Am 12. Dezember feiern wir Weihnachten mit einem köstlichen Essen im Mirabeau und anschließender Party in der Scheune 13. Dort werden wir nicht nur das Tanzbein schwingen, sondern auch eine einmalige Show erleben.

Wann?: Am 12. Dezember 20xx, ab 18 Uhr (offenes Ende)
Wo?: Restauration Mirabeau, Korffstraße 12 in XXx (Shuttle ab 17.45 Uhr von der Agentur)
Wer?: Du und eine Begleitperson
Wie?: Normal oder festlich angezogen
Warum?: Wir haben Grund zu feiern!

Wir freuen uns auf euch!

Dein …

5Geschäftspartner und Kunden 5

Liebe Frau XX,

wir laden Sie herzlich zu unserer Weihnachtsfeier am 10. Dezember ein! Genießen Sie mit uns ein festliches Menü und musikalische Begleitung von L’Opéra.

An diesem Abend geht es einmal nicht um Zahlen. Vielmehr wollen wir uns über das gelungene Geschäftsjahr und auf die kommenden Feiertage freuen – in kleiner, zwangloser Runde. Besonders wichtig ist uns aber, dass Sie dabei sind!

….

Wir hoffen auf Ihre Zusage – bis 5. Dezember!

Ihr/Ihre (Vorstand, Unternehmen)

 

Wer seine Karte mit einem passenden Zitat oder einem Gedicht zieren möchte, findet Anregungen unter Weihnachtsgrüße – geschäftlich und dabei herzlich, https://www.weihnachtssprüche.eu, https://www.zitate.de/kategorie/Weihnachten und https://www.spruch.com/anlass/weihnachten.

Bildquellen:

monicore via Pixabay; By Yulia Grigoryeva via Shutterstock

 

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