Vorlagen für die Weihnachtsfeier-Einladung im Unternehmen

„Alle Jahre wieder“… Was schon so nach langweiliger Routine klingt, entfacht mit Sicherheit nicht die große Vorfreude auf das „gesellige Beisammensein zum Jahresausklang“. Deshalb empfiehlt es sich, beim Thema Einladung Weihnachtsfeier einen Bogen um stark bemühte Floskeln zu machen, vor allem, wenn sie an sich schon so wenig Strahlkraft besitzen wie der oben zitierte Liedanfang.

Denn in der Vorweihnachtszeit drängen sich die Termine – beruflich wie privat. Wer dann ohnehin unter Druck ist, versucht, Unliebsames oder nicht unbedingt Nötiges zu vermeiden. Das Ziel ist aber natürlich, dass möglichst viele der Mitarbeiter, eingeladenen Geschäftsfreunde oder Kunden zu Ihrer Weihnachtsfeier erscheinen. Dazu kann die Einladung eine Menge beitragen.

Inhaltsverzeichnis

• Der richtige Zeitpunkt
• Einladung Weihnachtsfeier: Das muss rein!
• E-Mail oder gedruckte Einladung?
• Einladung Weihnachtsfeier: Gestaltung
• Textvorlagen für die Weihnachtsfeier-Einladung
  • Save the Date
  • Einladungstexte für Mitarbeiter und Kollegen
  • Einladungstexte für Geschäftspartner und Kunden

Einladung Weihnachtsfeier: der richtige Zeitpunkt

Die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt ist nicht so leicht zu beantworten: Lädt man zu knapp vor dem Fest ein, haben viele der Eingeladenen unter Umständen wegen dichter Terminkalender in der Adventszeit schon eine andere Verpflichtung an diesem Tag. Erfolgt die Einladung sehr frühzeitig, ist das mit der Vorfreude so eine Sache. Im Frühherbst beispielsweise ist noch niemand in vorweihnachtlicher Stimmung, so dass der Oh-ja-da-will-ich-hin-Effekt wohl noch etwas verhalten ausfallen dürfte.

Was also tun? Die Lösung verbirgt sich unter dem schon lange eingebürgerten „Save the Date“, das man nicht unbedingt so nennen muss. Es gibt auch noch sowas wie „Ankündigung“ und „Vorwarnung“, aber das Prinzip ist klar: Per E-Mail das Datum zum Vormerken schicken und später die offizielle Einladung mit allem Drum und Dran.

Der Plan kann so aussehen:

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  Für Mitarbeiter von mittleren und größeren Unternehmen ist es ratsam, eine Save-the-Date-Mail etwa zehn Wochen vor der Feier zu verschicken. Da in vielen Firmen ohnehin ein bestimmter Tag festgelegt wird (vorletzter Freitag vor Heiligabend oder Ähnliches), kann dies auch unter dem Betreff „Nicht vergessen!“ laufen. Ist die Wegbleibe-Rate hoch, sollte hier schon durch eine Andeutung Neugier geweckt werden. Die eigentliche Einladung kann dann zwei Wochen vorher erfolgen, eventuell auch nur eine Woche.

Die Save-the-Date-Mail sollte etwa zehn Wochen vor der Feier versandt werden

• Werden externe Gäste geladen, muss das Procedere an diese angepasst werden. Bei besonders beanspruchten Führungskräften ist ein Save the Date mit ebenfalls circa zehn Wochen Vorlaufzeit sinnvoll, die Einladung selbst dann drei bis zwei Wochen vor der Feier. Mit extrem wichtigen Gästen empfiehlt es sich, den Termin im Vorfeld abzustimmen.
• Beschränkt sich die Feier auf Mitarbeiter oder Kollegen eines kleinen Unternehmens oder einer überschaubaren Abteilung, erübrigt sich ein Save the Date meistens, da der Termin gemeinsam festgelegt wird. Ist dies nicht der Fall, hängt der passende Zeitpunkt stark von der Unternehmenskultur ab. Beim Start-up mit überwiegend jungen Leuten genügt eventuell eine Vorankündigung fünf Wochen vor der Feier, bei einer Abteilung mit Außendienstlern muss langfristiger geplant werden. Für die Einladung selbst spielt die geplante Art der Feier eine Rolle. Wird ein Caterer engagiert, muss man rechtzeitig die feste Personenzahl angeben können. Trifft sich das Team lediglich zu einer weihnachtlichen Kneipenrunde, bleibt bis zum Schluss alles variabel.

Einladung Weihnachtsfeier: Das muss rein!

Ganz egal, ob flapsige Postkarte oder stilvoller Brief: Es gibt ein paar Dinge, die unbedingt in eine Einladung zur Weihnachtsfeier gehören – schon aus Gründen der Planungssicherheit:

• Genauer Zeitpunkt: Am besten nennt man neben dem exakten Datum auch den Wochentag, also beispielsweise: am Freitag, den 15. Dezember 20XX. Nahe daran platziert sollte die Uhrzeit stehen, und zwar der Beginn der Veranstaltung und falls erforderlich auch die Zeit für den frühesten Einlass.
• Dauer: Jeder Mitarbeiter oder anderer Gast will wissen, wie lange die Feier dauert. Gibt es aus irgendwelchen Gründen ein vorgeschriebenes Ende, sollte dies genannt werden. Wer nur den sogenannten Pflichtteil absolvieren will, sollte abschätzen können, wann der Abend in die Kür übergeht. Dazu eignen sich Formulierungen wie „ab 22 Uhr beginnt der gemütliche Teil“ oder „nach dem Dessert darf getanzt werden“.
• Veranstaltungsort: Selbst wenn es sich um eine stadtbekannte Kneipe handelt, sollte die genaue Adresse genannt sein. Auswärtige Gäste benötigen vielleicht sogar einen Lageplan. Hilfreiche Tipps zum öffentlichen Nahverkehr oder zu Parkmöglichkeiten in der Nähe der Location kommen bei allen gut an.
• Wer darf kommen?: Die meisten betrieblichen Weihnachtsfeiern sind nur für die Mitarbeiter bestimmt, manchmal dürfen jedoch auch Partner oder weitere Personen mitkommen. Um keine Missverständnisse aufkommen zu lassen, sollte klargestellt werden, wer genau eingeladen ist. Am elegantesten funktioniert das mit der Antwortfunktion: „Ja, ich komme mit xx Personen“, legt nahe, dass noch jemand mitgebracht werden darf, ein simples „Ja, ich komme“ signalisiert, dass die Einladung nur für den Adressaten bestimmt ist. Es gibt aber auch andere Möglichkeiten wie „die Weihnachtsfeier für unsere Mitarbeiter“ oder „wir freuen uns auf Sie und Ihren Partner/Ihre Partnerin“.
• Dresscode: Manchmal ist aus der Wahl der Location schon ersichtlich, welche Kleidung passend ist. Ist dies nicht ersichtlich oder tatsächlich ein Dresscode erforderlich, sollte dies in der Einladung stehen. Das kann lapidar am Ende als eine Art P.S. stehen oder in den Fließtext eingebaut werden.
• Rückmeldung fordern: Für die Planung müssen Sie natürlich wissen, wie viele Personen tatsächlich vor Ort sein werden. Geben Sie an, bis zu welchem Tag die Eingeladenen zu- oder absagen müssen. Hier lässt man am besten zwei Tage Luft bis zur wirklichen Deadline, um Nachzügler auffangen zu können. Eine Antwortfunktion oder -karte erleichtert die Abwicklung.
• Besonderheiten erwähnen: Gibt es einen Shuttle zum Veranstaltungsort oder kann im Vorfeld ein vegetarisches Menü bestellt werden? Diese Informationen sollten ebenfalls in der Einladung stehen.

E-Mail oder gedruckte Einladung?

Ein Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern wird wahrscheinlich schon allein aus Kostengründen die Einladung gerne per E-Mail verschicken. Wer seinen Angestellten allerdings eine besondere Wertschätzung entgegenbringen möchte oder im kleineren Kreis feiert, sollte gedruckte Einladungen verwenden. Diese können für die Mitarbeiter intern verteilt werden.

Externe Gäste sollten immer eine gedruckte Karte oder einen Brief erhalten. Die Einladung schickt man per Post ins Unternehmen des Eingeladenen oder zu ihm nach Hause.

Weihnachtsfeier-Einladung als Postkarte

Einladungskarten erscheinen wie der Name schon sagt gerne als Karte. Dafür stehen im Prinzip zwei Varianten zur Auswahl.

Die klassische Postkarte ist die günstigere Alternative. Es gibt sie ganz schlicht auf hochwertigem Papier, mit partieller Veredelung, ausgefallen und mit langer Nutzungsgarantie als beidseitig bedruckten Aufkleber sowie aus Öko- und Naturpapieren.

Speziell zum Fest der Liebe bekommen Sie in unserem Online-Shop außerdem Weihnachtspostkarten und Weihnachtskarten mit Effektfarben, die sich auch hervorragend für Einladungen nutzen lassen.

Einladung und Eintrittskarte in Einem

Sie können Ihrer Feier mit einem Einlass einen exklusiven Touch verleihen. Dafür lassen sich die Einladungen gleichzeitig als Eintrittskarten nutzen.

Weihnachtsfeier-Einladung in der Klappkarte

Möchten Sie Ihre Einladung etwas edler gestalten, sind Klappkarten die ideale Wahl. Die haben zudem den Vorteil, dass Sie etwas beilegen können – sei es ein kleines Geschenk, ein Weihnachtsanhänger oder eine Anfahrtsbeschreibung zum Ort der Feier. Auch in der Klappversion gibt es weihnachtliche Karten mit Effektfarben.

Einladung zur Weihnachtsfeier als Brief

Auch der Brief eignet sich bestens, um der Einladung noch etwas beizulegen. Dabei sollte jedoch nicht das Standard-Geschäftspapier zum Einsatz kommen.

Einladungen oder Weihnachtsgrüße auf exklusivem Briefpapier wie den Gmund-Papiersorten können Sie auch in kleiner Stückzahl drucken lassen. Auf diese Weise bekommen Ihre Gäste ein haptisches Erlebnis der Sonderklasse – und Ihre Kosten halten sich dennoch im Rahmen.

Falzflyer für die Weihnachtsfeier

Als besondere Aufmerksamkeit für alle Gäste Ihrer Weihnachtsfeier: Drucken Sie den Ablauf des Abends in einem kleinen Programmverlauf als Falzflyer oder ungefalteten Flyer. Diese können Sie an allen Tischen und dem Eingang verteilen. So behält auch am Tag des Events jeder den Überblick.

Gästen, die in den Genuss einer Klappkarte oder eines Briefs kommen, erhalten dabei den Flyer eventuell schon vorab per Post.

Einladung Weihnachtsfeier: Gestaltung

Der erste Eindruck zählt. Wirkt eine Einladung originell oder erlesen, verspürt der Adressat viel stärker den Wunsch, an der Weihnachtsfeier teilzunehmen als wenn im schnöden Geschäftsbriefumschlag ein uninspiriertes Schreiben auf dem herkömmlichen Firmenpapier steckt. Da stellt sich eher das eingangs beschriebene Alle-Jahre-wieder-Gefühl ein. Genau das kann man aber mit einigen wenigen Mitteln verhindern.

• Papier: Auf gar keinen Fall sollte man das übliche Briefpapier mit fettem Logo und Bankverbindungen verwenden. Infrage kommt allenfalls ein Repräsentationsbogen, doch schöner ist natürlich ein edleres Papier, das dezent gebrandet wird (s. auch oben).
• Karte: Möglich ist wie bereits erwähnt eine Karte oder eine Doppelkarte. Wer es besonders exklusiv mag, kann für seine Einladungen verschiedene Veredelungen wie beispielsweise einem Leinenkarton oder einem gehämmerten Karton wählen. Die Karte sollte jedoch auf jeden Fall dem Stil des Unternehmens und der Feier entsprechen.
• Kuvert: Der Umschlag sollte vom verwendeten Material her zum Brief oder zur Karte passen, hat im Idealfall dieselbe Farbe.
• Ausgefallenes: Ein ungewöhnliches Format sticht aus dem Poststapel hervor. Wie wäre es zum Beispiel mit einer überlangen Postkarte, die gleichzeitig als Eintrittskarte für die Feier fungiert? Wer selbst kreativ sein möchte, kann auch Karten in Form eines Geschenkkartons oder einer Christbaumkugel entwerfen.
• Farbe: Dunkelrot und Dunkelgrün sind die traditionellen Weihnachtsfarben und wirken zudem nobel. Eine Karte in einer dieser beiden Farben oder einer Kombination aus beiden sieht immer schick aus. Weiß für die Assoziation mit Schnee macht sich durch seine Frische auch sehr gut und ist der ideale Partner für winterliche Motive. Infrage kommt natürlich auch die Unternehmensfarbe, wenn sie sich stimmig einbauen lässt.
• Motiv: Tannenzweige, Christbaum, Rentierschlitten, Engel, Schneeflocken, Stechpalmenzweige oder Glocken: Es gibt eine Reihe von Weihnachtsmotiven, die zum Einsatz kommen können. Manches davon ist kitschig, manches aber auch zeitlos schön. Passt alles, so lange es zur gewählten Farbe passt. Vorsicht ist nur bei einigen „witzigen“ Motiven geboten. Nicht jeder hat den gleichen Humor und der eine oder andere Gast kann sich sogar gekränkt fühlen.

• Handschriftliches: Bei Hunderten von geladenen Gästen kann natürlich nicht jede Karte von Hand geschrieben sein. Steigt die Feier in kleinerem Kreis, ist eine handschriftliche Einladung durchaus üblich, aber nicht zwingend. Wichtig ist jedoch eine echte Unterschrift.
• Versand: Werden die Einladungen per Post verschickt, sollten diese nicht durch die Frankiermaschine gejagt, sondern mit einer Sonderbriefmarke freigemacht werden. Die Adresse kann handgeschrieben oder ausgedruckt auf einem Adressaufkleber stehen.
• Geschenk: Ein kleines Präsent unterstreicht die Wertigkeit jeder Einladung. Das kann ein praktischer Taschenwärmer für die kalte Jahreszeit sein oder – vor allem bei einer großen Anzahl von Einladungen und wenn diese per Post verschickt werden: flache Christbaumanhänger.

Textvorlagen für die Weihnachtsfeier-Einladung

Suchen Sie nur einen kurzen Text oder etwas Knappes für die Vorderseite einer Karte? Dann werfen Sie doch auch einen Blick in den Artikel Sprüche für Weihnachtskarten: Anregungen und kostenlose Textvorlagen. Vorschläge und Anregungen für längere Texte finden Sie gleich hier.

Wir haben uns Vorankündigungen und Einladungsschreiben für verschiedene Arten von Feiern und Zielgruppen einfallen lassen. Davon können Sie einzelne Versatzstücke nach Lust und Laune kombinieren oder in eigene Texte einfügen. Oder auch eine komplette Vorlage übernehmen – wenn es passen sollte.

Save the Date

Einladungstexte für Mitarbeiter und Kollegen

Einladungstexte für Geschäftspartner und Kunden

Dieser Artikel wurde erstmals am 4. Oktober 2019 veröffentlicht und im November 2023 aktualisiert.