Stehen Sie gerade vor der Aufgabe, eine Vorlage für einen Briefkopf zu gestalten und möchten wissen, welche Vorgaben es hierfür gibt? Wo die Adresse im Anschreiben stehen muss? Wo die Betreffzeile platziert wird? Oder fragen Sie sich, wie die Telefonnummer oder die Uhrzeit korrekt geschrieben werden, damit alles seine Ordnung hat?
Antworten auf diese Fragen finden Sie in der DIN 5008 des Deutschen Institut für Normung e. V. Sie enthält darüber hinaus auch allgemeine Schreib- und Gestaltungsregeln für das Verfassen von Textanschreiben.
Verbindlichkeit in der Kommunikation
Die DIN 5008 soll vor allem gewährleisten, dass die Kommunikation zwischen Geschäftspartnern reibungslos funktioniert und nicht durch Formfehler beeinträchtigt wird. Ein genormter Standard ist so etwas wie ein gemeinsamer Nenner und schafft eine Basis, auf der Kommunikation stattfinden kann. In der DIN 5008 geht es außerdem sowohl um die korrekten Schreibweisen von Datum, Adressen und Währungen als auch um die richtige Abkürzung von Titeln.
Geschäftsbrief-Vorlagen nach DIN 5008 kostenlos herunterladen
Für die Vorlage sind zwei Varianten möglich: Form A und Form B. Diese unterscheiden sich vor allem durch die Höhe des oberen Briefkopfes, der bei Form A 27 mm misst, bei Form B dagegen 45 mm. Auch die Aufteilung von Zusatz- und Vermerkzone und der Absenderangabe (Rücksendeangabe) unterscheiden sich. Für beide Varianten gilt jedoch, dass, sofern der Platz in den einzelnen Zonen nicht ausreicht, der Platz der jeweils anderen Zone mitgenutzt werden kann. Dabei darf jedoch die Schriftgröße nicht kleiner als 8 pt sein. Bei Schriftgrößen kleiner als 10 pt empfiehlt die DIN 5008 die Verwendung von serifenlosen Schriften wie Arial und Helvetica.
Wenn Sie Ihre Geschäftsbriefe nach DIN 5008 von Grund auf selbst anlegen möchten, bieten unsere PDF-Vorlagen eine gute Hilfestellung. In den beiden kostenlosen Vorlagen sind alle Abstände und Maßzahlen enthalten, die Sie für Ihr Layout benötigen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Geschäftsbriefe in Form A und B als Word-Datei herunterzuladen. Hier müssen Sie nur noch Ihr Logo sowie Ihre Unternehmensdaten in das Word-Dokument einfügen und schon ist Ihre Geschäftsbrief-Vorlage fertig.
Geschäftsbrief-Vorlage, Form A
Geschäftsbrief-Vorlage, Form B
Deutsche Norm mit internationaler Bedeutung
Die Richtlinien gelten nicht nur in Deutschland. Sie setzen auch für den europaweiten und internationalen Schriftverkehr verbindliche Standards.
Zum Beispiel ist die internationale Schreibweise der Telefonnummern dort geregelt:
Schreibweise von Telefonnummern im Schriftverkehr mit dem Ausland:
Beispiel: +49 89 8521476
Die Durchwahl wird gegebenenfalls mit einem Bindestrich angehangen:
Beispiel: +49 89 8521476-21.
Im Geschäftsbrief kommt es auf die Details an
Letztendlich gibt es unzählige Feinheiten, die es zu beachten gilt, und Einzelfälle werfen viele Fragen auf. An dieser Stelle können wir nur auf einige Details eingehen, die dafür aber häufig gefragt werden:
Die Postfachnummer wird von rechts beginnend zweistellig gegliedert.
Beispiel: 89 09 32 oder 2 93 04
Die Postleitzahl ist fünfstellig. Sie wird ohne Leerzeichen geschrieben.
Beispiel: 91413
Bei Auslandsanschriften werden Bestimmungsort und Bestimmungsland mit Großbuchstaben geschrieben. Der Bestimmungsort sollte nach Möglichkeit in der Sprache des Bestimmungslandes geschrieben werden, also FIRENZE statt Florenz oder BUCURESTI statt Bukarest.
Das Bestimmungsland steht in deutscher Sprache in der letzten Zeile der Anschrift.
Auf Länderkennzeichen vor der Postleitzahl soll verzichtet werden.
Beispiel:
Maria Rossi
Via Leopardi 24
20104 MILANO
ITALIEN
So werden Telefonnummern im nationalen Schriftverkehr DIN-konform geschrieben:
Telefonnummern mit Vorwahl:
Beispiel: 09161 6209800
Telefonnummer mit Durchwahl:
Die Durchwahl wird mit Bindestrich an die Anlagennummer angehängt.
Beispiel: 09161 620980-XX
Sondernummern:
Die Ziffer nach der Vorwahl gibt Auskunft über den Tarif.
Beispiel: 0180 2 8555241
Internationale Bankleitzahl (IBAN):
Die IBAN wird von links beginnend in Vierergruppen gegliedert. Der Rest steht an letzter Stelle rechts (als Zweiergruppe).
Beispiel: DE62 7625 1020 0221 0217 44
In Deutschland wird die Uhrzeit mit einem Doppelpunkt zwischen Stunde und Minuten geschrieben. Nicht 11.30 Uhr, sondern 11:30 Uhr ist richtig. Bei der Angabe von vollen Stunden kann die Angabe der Minuten weggelassen werden.
Geschäftsbrief-Vorlage zum Download
Wenn Sie einen neuen Geschäftsbrief gestalten möchten, benötigen Sie die genauen Maßangaben für die Platzierung von Adresse, Absenderzeile, Betreffzeile, Brieftext, für die Kontaktinformationen und für die rechtlichen Angaben wie die Umsatzsteuer-ID. Damit Sie sich nicht durch das gesamte Regelwerk der DIN 5008 arbeiten müssen und um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir für Sie einen Musterbrief als Vorlage (Form A) sowie einen Musterbrief als Vorlage (Form B) mit den genauen Maßen vorbereitet, den Sie downloaden können.
Wer noch detailliertere Informationen benötigt, sollte sich unbedingt die offiziellen Veröffentlichungen des Beuth-Verlags zulegen. Zum Beispiel „Der Geschäftsbrief. Praxishilfen für die Gestaltung“ des Autors Karl Grün (2020). Aber auch weitere Bücher, wie eine kommentierte Ausgabe zur DIN 5008:2020 helfen bei der Erstellung von Geschäftsbriefen sowie der gesamten Korrespondenz im Geschäftsalltag.
Video-Tutorial: Briefpapier gestalten
Um die Gestaltung eines Geschäftsbriefes geht es auch in unserem InDesign-Tutorial Design trifft DIN: Edles Briefpapier gestalten.
